22
February 2024
Als grootste G4 gemeente van Nederland maakt de Gemeente Amsterdam zich dag en nacht hard voor elke Amsterdammer. Om inwoners daarom nog beter van dienst te zijn, legt de gemeente zich toe op digitalisering via het Microsoft pakket waar procesoptimalisatie met behulp van SharePoint en Power Automate onder valt.
Deze digitalisering speelt een cruciale rol, vooral wanneer het gaat om transparantie en openheid naar de burgers toe. In dit kader staat de Woo (Wet Open Overheid) centraal. Iedereen mag op grond van deze wet de gemeente verzoeken informatie openbaar te maken. De openbaarmakingen worden uiteindelijk gepubliceerd op open.amsterdam ter inzage.
Met een team van ruim 50 behandelaren is het voor de gemeente lastig grip te krijgen op de status van jaarlijks zo’n 500 Woo-verzoeken. Om toch overzicht te houden, werkten zij in een Excel bestand.
Excel is een handig hulpmiddel om berekeningen mee te maken, maar niet geschikt voor projectmanagement. Met honderden rijen aan Woo-verzoeken raak je al snel het overzicht kwijt: bij welke afdeling ligt het verzoek en wat is de status van het verzoek op een bepaald moment.
Tijdens de afhandeling van een verzoek vragen procesregisseurs regelmatig de voortgang na bij een afdeling. Het is namelijk van belang dat de gemeente binnen de wettelijke deadline (42 dagen na aanmaak) met een besluit komt over openbaarmaking.
Het is daarom vaak orde van de dag dat men handmatige herinneringen en updates verstuurd om de voortgang te waarborgen. Het resultaat: veel tijd kwijt aan communicatie.
In samenwerking met Tingk heeft de Gemeente Amsterdam een SharePoint omgeving ontwikkeld waarmee gebruikers Woo-registraties kunnen bijhouden en documenteren. Via slimme automatiseringen worden er daarnaast automatisch notificaties uitgestuurd.
Met speciaal ontworpen invulformulieren en weergaves houden gebruikers op een gestructureerde manier zicht op de registraties. Omdat de Gemeente al gebruik maakte van Microsoft 365, hoefden zij geen extra licenties of software aan te schaffen.
Met de invulformulieren hoeven het triage team en behandelaren niet meer in Excel te werken. Wijzigingen aan het verzoek worden volledig automatisch naar het SharePoint overzicht verstuurd waar zij tevens met verschillende filters snel inzicht krijgen in de stand van zaken.
Zo is er voor zowel het triage team als de behandelaren een specifiek invulformulier ontworpen. Het is in een oogopslag duidelijk waar het verzoek zich in het proces bevindt en onder welke verantwoordelijkheid het valt - zonder dit te hoeven navragen bij de afdelingen.
Ook zijn er automatische notificatiestromen ingeregeld om ervoor te zorgen dat een verzoek niet stil blijft te liggen. Deze notificaties lopen via Power Automate op basis van de data die in het SharePoint overzicht staan. Zo worden er drie type meldingen gedeeld:
De invulformulieren zijn met behulp van de Power Apps Designer ontwikkeld. Er zijn drie type formulieren voor twee gebruikersgroepen: triage en behandelaren.
Triage kan hiermee nieuwe Woo-verzoeken toevoegen aan het overzicht. Tijdens de beoordeling vullen zij verschillende velden in. Vrijwel alle velden zijn verplicht gemaakt om datakwaliteit aan de voorkant van het proces te waarborgen.
De gebruiker wordt hierbij zoveel mogelijk ondersteunt door keuzemenu's. Hierdoor hoeven gebruikers minimaal zelf te bedenken wat zij moeten opschrijven.
Naast tekstuele velden, krijgen gebruikers ook altijd de mogelijkheid om bijlages toe te voegen aan registraties. Dit is handig wanneer er op een later moment even teruggekeken moet worden wat er precies in een verzoek stond.
Triage kan Woo-verzoeken ook op ieder moment wijzigen. Mocht er in een registratie iets veranderen, dan kan dit gemakkelijk via dit formulier.
Bij het wijzigingsformulier komen er ook additionele velden tevoorschijn die tijdens het aanmaken nog niet bekend waren (zoals de portefeuillehouder en dwangsom).
Een belangrijk veld betreft de toewijzing aan een Woo-coördinator (behandelaar). Wanneer dit veld is ingevuld, krijgt de betreffende persoon volledig automatisch een melding van de toewijzing via Microsoft Teams.
Behandelaren handelen de Woo-verzoek enverder af. Zij werken verzoeken altijd bij door deze naar het juiste stadium te updaten, wanneer daar sprake van is.
Inzicht in de status is visueel weergegeven met een voortgangsbalk en het aantal stappen dat nog doorlopen moet worden voordat het verzoek compleet is. Zo kan de behandelaar beter sturen op het wettelijke termijn.
De opmerkingen per stadium zorgen voor een digitaal logboek. Behandelaren houden daarmee belangrijke gebeurtenissen bij. Mocht de behandelaar toch onverhoopt vastlopen, dan is het mogelijk via de supportknop hulp te vragen bij de procesregisseur. De procesregisseur krijgt hiervan automatisch melding via Microsoft Teams.
SharePoint: De oplossing waarmee gebruikers via het web data overzichtelijk maken. We noemen het ook wel een slimme Excel lijst op het web (en dus niet lokaal op de computer).
Power Apps: Een oplossing om apps mee te ontwikkelen, waaronder de slimme invulformulieren die gebruikt worden voor SharePoint.
Power Automate Cloud: een oplossing om applicaties met elkaar te koppelen via voorgekauwde integraties (API's). Bekijk hier voorbeelden.
De Gemeente Amsterdam is met deze nieuwe manier van werken in control van de afhandeling van verzoeken. Vanuit een centraal overzicht loopt het proces en de communicatie bovendien efficiënter dan ooit - wat compliance ten goede komt.
Triage en behandelaren kunnen gemakkelijk via het web samenwerken aan een verzoek en de statussen inzien.
Als vervolg staat doorontwikkeling van de functionaliteiten en verdere automatisering van de invoer op de planning: van automatisch Woo-verzoeken aanmaken tot slimme functionaliteiten met AI.
Op zoek naar hulp op het gebied van Power Automate of Power Apps? Boek gemakkelijk een vrijblijvende meeting met onze specialist en laat je helpen!
